Generatore di firme per email

Come creare una buona firma email

La tua firma compare in ogni email che invii. È il biglietto da visita che vedono più persone, eppure quasi nessuno ci dedica cinque minuti. Una buona firma dice a chi ti legge chi sei, di cosa ti occupi e come contattarti, senza costringerlo a cercare nulla.

Cosa deve avere una firma professionale

• Il tuo nome e il tuo ruolo. Il nome è la prima cosa che si legge. Il ruolo aiuta l’altra persona a capire con chi sta parlando.
• Il nome dell’azienda. Se hai un logo, va nell’immagine; altrimenti basta il nome in testo.
• Uno o due contatti. Telefono e sito di solito bastano. L’email ce l’ha già chi ti legge: includila solo se vuoi che copino la firma completa in rubrica.
• Social, solo quelli che usi. Un profilo LinkedIn attivo è un plus; un Instagram fermo da un anno è un minus.

Quello che non serve: frasi motivazionali, più di un colore di accento, diversi numeri di telefono e note legali lunghissime. Ogni riga in più fa leggere meno ciò che conta.

Logo o foto

Una foto crea vicinanza e funziona bene per servizi professionali, vendite e assistenza clienti. Il logo rafforza il brand ed è più adatto agli account condivisi come vendite@ o info@. Usa una sola immagine: logo e foto insieme si fanno concorrenza.

L’immagine deve essere pubblicata online, con un indirizzo che inizi con https://. La soluzione più semplice è caricarla sul tuo sito web (in WordPress, nella libreria media) e copiare l’indirizzo del file. Evita i link di Google Drive o Dropbox: molti programmi di posta non li mostrano.

Dimensioni e peso dell’immagine

Nella firma, l’immagine viene mostrata a 80 pixel di larghezza. Caricala al doppio, circa 160 × 160 px, perché sia nitida sugli schermi ad alta risoluzione, e tieni il file sotto i 50 KB. Per i loghi con sfondo trasparente usa PNG; per le foto, JPG.

Perché questa firma usa le tabelle

I programmi di posta non leggono il codice come un browser. Outlook per Windows, per esempio, ignora buona parte del CSS moderno. Per questo il generatore costruisce la firma con tabelle, stili scritti dentro ogni elemento e font presenti su qualsiasi computer (Arial e Helvetica). È il modo che resiste meglio al passaggio per Gmail, Outlook, Apple Mail e gli smartphone.

Come installarla in Gmail

1. Crea la firma qui sopra e tocca Copia firma.
2. In Gmail, apri Impostazioni (l’ingranaggio) e poi Visualizza tutte le impostazioni.
3. Nella scheda Generali, cerca Firma e tocca Crea.
4. Dalle un nome, incolla la firma nel riquadro con Ctrl + V (Cmd + V su Mac) e scegli quando usarla.
5. Scorri fino in fondo e tocca Salva modifiche.

Come installarla in Outlook

1. Tocca Copia firma.
2. In Outlook sul web o nel nuovo Outlook, apri Impostazioni, poi Account e Firme. Nell’Outlook classico per Windows, vai su File, Opzioni, Posta e Firme.
3. Crea una nuova firma, incollala nell’editor e salvala.
4. Scegli se aggiungerla ai nuovi messaggi, alle risposte o a entrambi.

Come installarla in Apple Mail

1. Tocca Copia firma.
2. In Mail, apri Impostazioni (o Preferenze) ed entra in Firme.
3. Scegli l’account, tocca + e incolla la firma nel pannello a destra.
4. Deseleziona Utilizza sempre il font predefinito dei messaggi per mantenere i colori e le dimensioni della firma.

Su iPhone, l’app Mail accetta solo firme in testo semplice: puoi incollarla, ma si perdono l’immagine e il design.

Prima di usarla, provala

Manda un’email a te stesso e a un account di un altro provider, e aprila sullo smartphone e sul computer. Controlla che l’immagine si carichi, che i link funzionino e che il numero di telefono si possa toccare per chiamare. Se qualcosa appare diverso, quasi sempre dipende dall’immagine: verifica che il suo indirizzo sia pubblico.

Una firma per persona, con lo stesso design

Se il tuo team è composto da più persone, usa lo stesso design, colore e formato dell’immagine per tutti e cambia solo i dati. Così ogni email che esce dall’azienda ha lo stesso aspetto, ed è questo che rende un brand riconoscibile.

Domande frequenti