Cosa succede ai dati di un modulo di contatto

Dove vanno i dati quando qualcuno invia il modulo?

Dipende da come è configurato. Le destinazioni più comuni sono:

• Un’email che arriva a una o più caselle del team.
• Il database del sito, se il plugin o il modulo salva una copia di ogni invio.
• Un CRM o un foglio di calcolo, tramite un’integrazione.
• Un servizio esterno di moduli o di email marketing, che conserva i dati sui propri server.

Spesso i dati restano in due o tre posti contemporaneamente. Il primo passo è disegnare questo percorso: cosa si riceve, dove viene salvato e chi vi ha accesso in ogni punto.

Quali dati conviene chiedere?

Chiedi solo ciò che ti serve per rispondere. Se l’obiettivo è rispondere a una richiesta, bastano nome, email o telefono e il messaggio. Ogni campo in più aggiunge attrito per chi compila e responsabilità per chi conserva le informazioni.

Evita di chiedere dati sensibili (salute, documenti d’identità, dati finanziari) in un modulo di contatto generico. Se la tua attività ne ha bisogno, conviene un percorso dedicato, con misure di sicurezza più forti.

Cos’è il consenso e come si chiede?

Le leggi sulla privacy condividono un’idea: la persona deve sapere chi riceve i suoi dati, a cosa servono e come esercitare i propri diritti. In pratica si risolve con:

• Un breve testo accanto al pulsante di invio che spieghi l’uso dei dati, con un link all’informativa privacy.
• Una casella separata e non preselezionata se vuoi anche inviare novità o comunicazioni promozionali.
• Un’informativa privacy chiara, con i contatti del titolare del trattamento.

Non usare i contatti di un modulo di richiesta per inviare campagne se la persona non lo ha accettato.

Cosa dicono, in generale, GDPR, CCPA e legge 25.326?

Queste norme prevedono eccezioni, regolamenti attuativi e aggiornamenti. Usa la tabella come una prima mappa e verifica la tua situazione con uno specialista.

Come si protegge un modulo dallo spam?

Un modulo aperto riceve invii automatici. Le misure abituali funzionano meglio insieme:

• Un sistema di verifica come reCAPTCHA o un’alternativa, che distingue le persone dai bot (Google for Developers).
• Un campo nascosto (honeypot) che le persone non vedono e i bot compilano.
• Limiti di invio per indirizzo e convalida dei campi lato server.

Ricorda che alcuni servizi di verifica trattano dati dei visitatori, quindi vanno indicati nella tua informativa privacy.

Per quanto tempo si conservano i dati e come si proteggono?

La legge 25.326 stabilisce che i dati vanno distrutti quando non sono più necessari per la finalità per cui sono stati raccolti, e il GDPR segue un principio simile. Fissa un termine per ogni tipo di dato: per esempio, cancellare dopo un tempo ragionevole le richieste che non hanno avuto seguito.

Per proteggerli, la guida della FTC per le aziende riassume le buone pratiche: sapere quali dati possiedi, conservare solo quelli necessari, proteggerli, eliminare quelli che non servono più e avere un piano per gli incidenti (FTC). Sul sito questo significa HTTPS, accessi individuali, aggiornamenti costanti e backup.

In AiDo Creative, secondo la proposta, documentiamo dove va ogni modulo, chi lo riceve e come vengono conservati i dati, così il tuo team e il tuo consulente legale hanno queste informazioni.

Domande frequenti