Comment créer une bonne signature email
Votre signature email apparaît dans chaque message que vous envoyez. C'est la carte de visite la plus vue, et presque personne n'y consacre cinq minutes. Une bonne signature dit à votre lecteur qui vous êtes, ce que vous faites et comment vous joindre, sans qu'il ait à chercher.
Ce que doit contenir une signature professionnelle
- Votre nom et votre poste. Le nom est la première chose qu'on lit. Le poste aide à comprendre à qui l'on s'adresse.
- Le nom de l'entreprise. Si vous avez un logo, il va dans l'image ; sinon, le nom en texte suffit.
- Une ou deux coordonnées. Le téléphone et le site suffisent souvent. Votre lecteur a déjà votre email : ajoutez-le seulement si vous voulez qu'il copie toute la signature dans ses contacts.
- Seulement les réseaux que vous utilisez. Un profil LinkedIn actif est un plus ; un Instagram sans publication depuis un an, un moins.
À éviter : citations motivantes, plus d'une couleur d'accent, plusieurs numéros de téléphone et mentions légales interminables. Chaque ligne en trop fait moins lire l'essentiel.
Logo ou photo
Une photo crée de la proximité et convient aux services professionnels, aux ventes et au service client. Le logo renforce la marque et convient mieux aux adresses partagées comme ventes@ ou info@. Utilisez une seule image : logo et photo ensemble se font concurrence.
L'image doit être publiée en ligne, à une adresse qui commence par https://. Le plus simple est de l'envoyer sur votre site (dans WordPress, dans la médiathèque) et de copier l'adresse du fichier. Évitez les liens Google Drive ou Dropbox : beaucoup de messageries ne les affichent pas.
Dimensions et poids de l'image
Dans la signature, l'image s'affiche sur 80 pixels de large. Envoyez-la au double, environ 160 × 160 px, pour qu'elle reste nette sur les écrans haute résolution, et gardez le fichier sous 50 Ko. PNG pour les logos à fond transparent, JPG pour les photos.
Pourquoi cette signature utilise des tableaux
Les messageries ne lisent pas le code comme un navigateur. Outlook pour Windows, par exemple, ignore une bonne partie du CSS moderne. C'est pourquoi le générateur construit la signature avec des tableaux, des styles écrits dans chaque élément et des polices présentes sur tous les ordinateurs (Arial et Helvetica). C'est la méthode qui résiste le mieux à Gmail, Outlook, Apple Mail et aux téléphones.
L'installer dans Gmail
- Créez la signature ci-dessus et touchez Copier la signature.
- Dans Gmail, ouvrez Paramètres (la roue dentée), puis Voir tous les paramètres.
- Dans l'onglet Général, cherchez Signature et touchez Créer.
- Donnez-lui un nom, collez la signature dans le cadre avec Ctrl + V (Cmd + V sur Mac) et choisissez quand l'utiliser.
- Descendez tout en bas et touchez Enregistrer les modifications.
L'installer dans Outlook
- Touchez Copier la signature.
- Dans Outlook sur le web ou le nouvel Outlook, ouvrez Paramètres, puis Comptes et Signatures. Dans Outlook classique pour Windows, allez dans Fichier, Options, Courrier et Signatures.
- Créez une nouvelle signature, collez-la dans l'éditeur et enregistrez-la.
- Choisissez si elle s'ajoute aux nouveaux messages, aux réponses ou aux deux.
L'installer dans Apple Mail
- Touchez Copier la signature.
- Dans Mail, ouvrez Réglages (ou Préférences) et allez dans Signatures.
- Choisissez le compte, touchez + et collez la signature dans le panneau de droite.
- Décochez Toujours utiliser ma police par défaut pour conserver les couleurs et tailles de la signature.
Sur iPhone, l'app Mail n'accepte que les signatures en texte brut : vous pouvez la coller, mais l'image et la mise en page disparaissent.
Testez-la avant de l'utiliser
Envoyez-vous un email, ainsi qu'à un compte d'un autre fournisseur, et ouvrez-le sur votre téléphone et votre ordinateur. Vérifiez que l'image se charge, que les liens fonctionnent et qu'on peut toucher le numéro pour appeler. Si quelque chose s'affiche mal, c'est presque toujours l'image : vérifiez que son adresse est publique.
Une signature par personne, avec le même design
Si votre équipe compte plusieurs personnes, utilisez la même mise en page, la même couleur et la même taille d'image pour tous, et changez seulement les coordonnées. Chaque email qui sort de l'entreprise se ressemble, et c'est ce qui rend une marque reconnaissable.
Questions fréquentes
Est-ce vraiment gratuit ?
Oui. Aucun coût, aucune inscription ni email demandé, et vous pouvez créer autant de signatures que vous voulez.
Conservez-vous mes données ?
Non. La signature est créée dans votre navigateur et rien de ce que vous saisissez n'est envoyé à un serveur. Si vous fermez la page, les données disparaissent.
Pourquoi l'image ne s'affiche-t-elle pas dans ma signature ?
Presque toujours parce que l'adresse de l'image n'est pas publique. Envoyez-la sur votre site et utilisez une adresse qui commence par https://. Les liens Google Drive ou Dropbox fonctionnent rarement.
Puis-je retirer la ligne « Signature créée avec AiDo Creative » ?
Oui. Décochez l'option avant de copier et la ligne disparaît de la signature.
Est-ce que ça marche sur téléphone ?
La signature s'affiche bien dans les emails lus sur téléphone. Pour l'installer, mieux vaut passer par l'ordinateur : Gmail et Outlook la synchronisent ensuite avec leurs apps.
Réponses de l'équipe AiDo Creative